In der Kita Pusteblume (Nordwestmecklenburg) war der Wunsch der Eltern nach einer zeitgemäßen, digitalen Kommunikation groß. Doch wie führt man eine Kita-App ein, die das Team im Alltag wirklich entlastet, statt neue Fehlerquellen zu schaffen?
Der Innovation Port Wismar begleitete die Kita in einem strukturierten Prozess – von der Analyse der bisherigen analogen Abläufe bis zur Auswahl der passenden Software. Durch einen neutralen Marktvergleich fiel die Entscheidung auf die Kindy-App, die durch eine schlanke Kostenstruktur und Flexibilität überzeugt. Nach einer erfolgreichen Pilotphase startet 2026 der volle Rollout. Die Kita spart nun wertvolle Zeit bei der Essensplanung und Abwesenheitsmeldung. Das Projekt dient bereits als Orientierung für weitere Einrichtungen in der Gemeinde. Ein starkes Beispiel dafür, wie gezielte Begleitung den Weg in eine moderne Kita-Verwaltung ebnet.
Der Prozess im Detail
1. Ausgangssituation
Die Kita Pusteblume verwaltete Abwesenheiten, Essensbestellungen und Abholberechtigungen bisher klassisch über analoge Listen. Sowohl Eltern als auch das Team suchten nach Wegen, die tägliche Kommunikation und Organisation effizienter zu gestalten.
2. Herausforderung
Analoge Prozesse sind im stressigen Kita-Alltag fehleranfällig – besonders bei der täglichen Meldung der Essenszahlen an die Lieferanten oder bei kurzfristigen Änderungen der Abholberechtigten („Opa holt heute ab“). Die Einführung einer digitalen Lösung sollte daher einfach, kosteneffizient und vor allem zeitsparend sein.
3. Unterstützung durch den InnovationPort
Der InnovationPort (Antje Lasner) begleitete die Kita als neutrale Beraterin und Lotsin. Die Unterstützung umfasste:
- Prozessanalyse: Gemeinsames Sichtbarmachen der „Zeitfresser“ in den aktuellen Abläufen.
- Markt-Check: Strukturierter Vergleich verschiedener Kita-Apps (Kindy, KEA, Stay Informed, Famly) hinsichtlich Kosten, Datenschutz und Bedienbarkeit.
- Kommunikationshilfe: Unterstützung beim Elternabend, um Ängste abzubauen und die Vorteile der neuen Lösung transparent zu machen.
- Zusatz-Check: Beratung bei bestehenden digitalen Hürden, wie etwa der eigenständigen Pflege der Kita-Webseite.
4. Umsetzung
Im August 2025 wurden die Anforderungen definiert, gefolgt von einer fundierten App-Entscheidung für die App „Kindy“. Im Oktober 2025 startete eine Pilotphase mit zehn Familien, um die Abläufe im Echtbetrieb zu testen. Diese schrittweise Einführung sorgte für Sicherheit im Team und hohe Akzeptanz bei den Eltern.
5. Ergebnis & Mehrwert
- Fehlerreduktion: Die digitale Erfassung minimiert Abstimmungsfehler mit der Verwaltung und den Essenslieferanten.
- Zeitersparnis: Routine-Anrufe werden reduziert, Informationen sind für Erzieher sofort abrufbar.
- Befähigung: Die Kitaleitung hat Sicherheit im Umgang mit digitalen Werkzeugen gewonnen. Der Träger prüft nun den Rollout für weitere Einrichtungen.
Was steckt dahinter?
- Die Kindy-App: Eine kosteneffiziente Lösung, die sich auf das Wesentliche konzentriert: Krankmeldungen, einfache Elternkommunikation und Übersicht der Betreuungszeiten. Dank der monatlichen Kündbarkeit bietet sie der Kita maximale Flexibilität.
- Digitale Abwesenheitsmeldung: Eltern melden ihre Kinder per App ab. Die Kita-Leitung erhält automatisch eine korrekte Liste für den Essenslieferanten – das spart die tägliche mühsame Rechnerei und Suche in Gruppenbüchern.
- Pilot-Modell: Statt eines riskanten „Kaltstarts“ wurde ein Testlauf etabliert. Das schafft Sicherheit im Team und sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Eltern.
Der Begleitungs-Ansatz
- Anforderungsmatrix: Wir haben nicht die App mit den meisten Funktionen gesucht, sondern diejenige, die exakt die Bedürfnisse (Kosten, einfache Handhabung) der Kita Pusteblume erfüllt.
- Nutzerzentrierung: Die Eltern wurden frühzeitig (Elternabend) eingebunden, um die App als gemeinsame Erleichterung und nicht als „Vorgabe von oben“ zu etablieren.
- Prozess-Mapping: Bevor Technik eingeführt wurde, haben wir die aktuellen Wege einer Information (z. B. „Kind ist krank“) visualisiert. So wurde klar, wo genau die App ansetzen muss, um Arbeit abzunehmen.
- Neutralitäts-Check: Als DIZ bieten wir eine herstellerunabhängige Beratung, die sich allein am Nutzen für die Einrichtung orientiert.
„Durch die neutrale Begleitung des Innovation Port konnten wir die passende App finden, die wirklich zu unserem Kita-Alltag passt. Wir haben jetzt eine Lösung, die wirklich Zeit spart und die Kommunikation mit den Eltern vereinfacht – ohne dass wir uns in komplizierter Technik verlieren.“
Mehr zur Einrichtung: www.deine-kita-pusteblume.de
